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Corona: Guest-One empfiehlt spezielles Teilnehmermanagement

Aufgrund der Corona-Krise bleiben Großveranstaltungen zunächst bis zum 31. August 2020 weiter verboten. Eine bundeseinheitliche Definition, was konkret eine Großveranstaltung ist, steht allerdings noch aus. Schleswig-Holstein hat als eines der ersten Bundesländer eine Grenze bei 1.000 Personen gezogen - die finale Entscheidungshoheit und auch die Definition der zu erfüllenden Auflagen obliegt jedoch auch hier den örtlichen Genehmigungsbehörden.

Für Veranstalter wird es daher voraussichtlich auch nach dem Stichtag noch schwierig bleiben, sicher(e) Veranstaltungen durchzuführen. Laut Guest-One, einem Anbieter für Teilnehmermanagement und Gästeorganisation mit Sitz in Wuppertal, sollten sich Behörden und Veranstalter bereits jetzt über geeignete Maßnahmen, die eine ordnungsgemäße Durchführung von Veranstaltungen ermöglichen können, Gedanken machen.

Neben der Kreation von neuen Veranstaltungsformaten, Raumkonzepten sowie der Anpassung der Infrastruktur komme dabei auch dem Teilnehmer- und Crewmanagement eine besondere Bedeutung zu. Wo auch heutzutage noch häufig mit Excel-Listen hantiert würde, müssten professionelle Systeme und durchdachte Prozesse Einzug halten - und zwar nicht nur, um behördliche Auflagen zu erfüllen, sondern auch, um eine entsprechende Dokumentation zu gewährleisten. Ein professionelles Teilnehmer- und Crewmanagement könne die Behörden bei der Genehmigung sowie Veranstalter und Agenturen bei der Umsetzung unterstützen.

Vor dem Event (Einladungs- und Anmeldephase) sei eine zentrale Erfassung und Verwaltung aller relevanten Personendaten in einem System und damit in einem organisatorischen Ablauf angeraten. Personalisierte Einladungen und konfigurierbare Anmeldesysteme ermöglichten individuelle und kategoriespezifische Registrierungen. Abfragen zu Vorerkrankungen oder Risikofaktoren könnten implementiert werden. Durch integriertes Dokumentenhandling könnten benötigte Dokumente, Nachweise oder Erklärungen bereitgestellt, erfasst und verwaltet werden. Umfängliche Teilnehmerinformationen und Listen stünden in Echtzeit zur Verfügung.

Veranstaltungen oder Veranstaltungsteile könnten mit Kontingenten hinterlegt werden. Die Vergabe von Tagen, Terminen oder Zeit-Slots auf Personenbasis könne ebenso gewährleistet werden, wie die Zuordnung der Teilnehmer auf differenzierte Gruppen oder Location-Bereiche. Das System liefere die Datenbasis für weitere beteiligte Gewerke, zum Beispiel zur Planung von Catering(zahlen), Buslogistik oder Übernachtungen.

Während des Events (Akkreditierung und Teilnehmerlogistik) sind laut Guest-One eine durchdachte Wegeleitung zur Registrierung und über die gesamte Location, sofern erforderlich, eine Vereinzelung der Gäste, zum Beispiel mittels Drehkreuzen oder Tensatoren notwendig. Checkin-Counter könnten mit Hygienewänden und Spuckschutz in notwendigem Abstand und Hygiene-Inseln mit Desinfektionsmöglichkeiten in der Location ausgestattet werden. Bei Bedarf könnten Temperaturmessungen bei der Registrierung durchgeführt und die Ergebnisse personalisiert erfasst werden. Berührungslose Self-Checkin-Stationen mit automatischem Badgedruck seien ebenfalls hilfreich.

Die Kennzeichnung der Gäste mit farbigen Badges (Normal oder XXL) und Lanyards sorgten für gute Erkennbarkeit, Zuordnungsmöglichkeiten und Sichtkontrolle. Eine Erfassung der Teilnehmer an verschiedenen Location-Bereichen und Stationen müsse gewährleistet sein. Geregelte Checkins und Checkouts ermöglichten Echtzeitübersichten der anwesenden Personen, platzgenaues Seating eine Sitzplatzverteilung mit notwendigem Abstand bzw. Freiraum zwischen den Teilnehmern. Eine Zuordnung der Gäste auf verschiedene Cateringzonen und Zeiten, ergänzend eine Tischzuordnung mit entsprechendem Abstand bzw. Freiraum zwischen den Teilnehmern, sei ebenfalls angeraten.

Nach dem Event (Dokumentation und Nachbereitung) stünde die Bereitstellung von Teilnehmerlisten an den Veranstalter und, wenn nötig, an Behörden und die lückenlose Dokumentation der Teilnehmerzahlen sowie der (gleichzeitig) anwesenden Personen an. Die Nachvollziehbarkeit der engeren Kontaktpersonen durch Gruppenzuordnungen sei von großer Bedeutung. Durch die zentrale Verwaltung aller Daten in einem System könne auch eine Nachkommunikation mit allen Teilnehmern gewährleistet werden.

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