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VBG gibt Tipps zur Gestaltung hybrider Meetings

Die Corona-Pandemie verändert unsere Arbeitswelt langfristig. Besprechungen über digitale Konferenztools sind dabei nicht mehr wegzudenken. Aber wie gelingen Meetings, bei denen einige Beschäftigte, Kunden oder ganze Abteilungen virtuell zugeschaltet sind, während die anderen gemeinsam im Konferenzraum sitzen? Die gesetzliche Unfallversicherung VBG (Verwaltungs-Berufsgenossenschaft) gibt in ihrem digitalen Kundenmagazin „Certo“ Tipps für produktive und motivierende hybride Meetings.

So sollten sich laut VBG beispielsweise Moderatorinnen und Moderatoren hybrider Meetings darüber bewusst sein, dass virtuelle Teilnehmer gesteigerte Aufmerksamkeit benötigen. Mimik oder Gestik ist bei digital Teilnehmenden weniger gut ersichtlich, daher brauche es seitens der Moderation eine gesteigerte Aufmerksamkeit. Bei Diskussionen und in Fragerunden sollten digital Teilnehmende im Zweifel zuerst berücksichtigt werden.

Für hybride Meetings gelte, was auch für rein virtuelle Meetings gilt: Eine vorbereitete Agenda mit klarer Struktur sollte allen Personen zugänglich gemacht werden. Teilnehmer, egal ob in Präsenz oder digital, wollten wissen, wie lange das Meeting dauert, wie es abläuft und wann es Pausen gibt. Gut strukturierte hybride Meetings punkteten laut VBG durch Abwechslung und kurze Redebeiträge.

Die Moderation sollte sich um regen Austausch und Interesse bemühen und dies aktiv einfordern - insbesondere von digital am Meeting Teilnehmenden. Neben der passenden Technik (Mikrofone, Lautsprecher, bewegliche Kameras) würden hybride Meetings punkten, wenn Tools zum Einsatz kommen, mit denen sich die Teilnehmer aktiv einbringen können.

www.vbg.de

www.certo-portal.de

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